Desde mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada laboral diaria de sus trabajadores. No importa el tamaño de la empresa, el sector o si los empleados son a tiempo completo o parcial. La obligación es universal.
Qué dice exactamente la ley
El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores para exigir que las empresas lleven un registro diario de la jornada que incluya el horario concreto de inicio y fin de cada jornada de trabajo.
Los requisitos concretos son:
- Registrar la hora de entrada y la hora de salida de cada trabajador cada día.
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Tenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
La ley no especifica cómo debe hacerse el registro — puede ser en papel, en una hoja de cálculo o mediante una aplicación digital. Lo que importa es que el registro exista, sea fiable y esté disponible cuando se pida.
¿A quién afecta?
A todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena en España, independientemente de:
- El número de empleados (una empresa con un solo trabajador también está obligada).
- El tipo de contrato (indefinido, temporal, a tiempo parcial).
- El sector (hostelería, retail, servicios, industria...).
- La jornada (completa o reducida).
Los trabajadores autónomos sin empleados no están incluidos.
Qué pasa si no cumples
Las infracciones por no llevar el registro de jornada se consideran infracciones graves según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las multas van desde los 626 € hasta los 6.250 € por infracción.
Además, la Inspección de Trabajo puede exigir el registro retroactivo de los últimos cuatro años. Si no existe, se presume que los trabajadores han realizado horas extraordinarias no compensadas, lo que puede derivar en reclamaciones adicionales.
Qué debe incluir el registro
Un registro de jornada válido debe reflejar, como mínimo:
- Fecha del día trabajado.
- Hora de inicio de la jornada.
- Hora de fin de la jornada.
- Firma del trabajador o método equivalente de validación.
Algunos convenios colectivos pueden exigir más detalle, como el registro de pausas o descansos. Conviene revisar el convenio de tu sector.
Formas de cumplir con el registro
Papel o Excel
Es la opción más básica. Funciona, pero tiene inconvenientes evidentes: es fácil perder documentos, difícil de consultar en remoto y complicado de mantener durante cuatro años de forma ordenada.
Aplicación digital
Una aplicación de control horario como BISAWA permite que cada empleado fiche desde su móvil con un solo toque. Los registros se guardan automáticamente en la nube, están disponibles para descarga en cualquier momento y cumplen con todos los requisitos legales.
Las ventajas frente al papel son claras:
- El empleado ficha desde el móvil, sin papel ni hojas de Excel.
- El registro es inmutable: no se puede borrar ni modificar sin dejar rastro.
- El administrador puede exportar los registros en PDF o CSV para una inspección en cuestión de segundos.
- Si un empleado olvida fichar, puede enviar una solicitud de corrección que queda registrada y auditada.
Preguntas frecuentes
¿El registro tiene que ser firmado por el empleado?
La ley exige que el trabajador tenga acceso al registro y que pueda verificar su contenido. En sistemas digitales, el propio acto de fichar equivale a esa validación.
¿Los trabajadores en teletrabajo también tienen que fichar?
Sí. El teletrabajo no exime de la obligación de registro. Los trabajadores remotos deben registrar su jornada exactamente igual que los presenciales.
¿Qué pasa con los descansos?
La ley exige registrar el inicio y el fin de la jornada. Registrar los descansos no es obligatorio por defecto, aunque algunos convenios colectivos sí lo exigen. Consulta el convenio de tu sector.
¿Puedo usar una hoja de Excel?
Sí, la ley no prohíbe el Excel. Sin embargo, debe ser fiable, no manipulable y conservarse durante cuatro años. En la práctica, una aplicación digital ofrece más garantías frente a una inspección.
¿Quieres cumplir con el registro de jornada de forma sencilla? BISAWA es una aplicación gratuita, sin contratos y sin instalación. Tu equipo puede estar fichando en menos de cinco minutos.